تطبيقات قواعد البيانات Microsoft Access  في الإدارة التربوية

تُعد تطبيقات قواعد البيانات من  تطبيقات الحاسب الالي التي يمكن توظيفها في الادارة التربوية لما فيها من مزايا وحقول تُيسر العمل على المدير والطاقم الاداري بشكل عام، وذلك لسهولة بناء وتصميم قاعدة بيانات كبيرة تغطي جميع محاور المؤسسة التعليمية أو المدرسة من جداول، وواجبات، ووظائف، ودرجات أو علامات التقييم اليومي والأسبوعي والشهري والفصلي والسنوي، والتقارير، وعقد المقارنات بين المتغيرات المتضمنة في قاعدة البيانات.

كما أن تطبيقات قواعد البيانات تساعد المدير في اداء عمله بكل يسر وسهولة , حيث يساعد الحاسب الالي في تنظيم المعلومات ووضعها في قاعدة بحيث يستطيع المدير البحث فيها والرجوع اليها، فيمكن تصنيف قاعدة المعلومات حسب حقول محددة، ويمكن تخزينها والبحث عنها حسب عدة خيارات.

ويمكن لأي مؤسسة تعليمية باختلاف حجمها وعدد موظفيها أن تستفيد من الامكانات الكبيرة لتطبيقات قواعد البيانات، والتي تُيسر العمل، وتختصر الوقت والجهد على الكادر الإداري، ويمكن وصف هذه الوظائف لتطبيقات قواعد البيانات والتي يمكن توظيفها في الادارة التربوية كالآتي:

• بناء قاعدة بيانات للمؤسسة التعليمة أو المدرسة تتضمن جميع حقول البيانات التي ترغب بادراجها في قاعدة البيانات.
• بناء جداول خاصة بالمهام والمسؤوليات والحضور والغياب لجميع العاملين أو المستفيدين من مدير أو معلمين او اهالي أو مجتمع محلي أو طلبة.
• تحميل وحفظ السجلات الطلابية وأعمالهم اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية وسجلات الانشطة المدرسية وجميع السجلات الاخرى.
• توزيع خلايا وحقول تطبيقات قواعد البيانات على جميع مرافق المدرسة مثلاً من شعب وفصول دراسية، وعدد الطلبة في كل فصل أو شعبة، وأسماء مربي الصفوف، وغيره من الخلايا والحقول.
• حصر جميع البيانات حول العاملين والمعلمين في المدرسة.
• حصر احتياجات المدرسة من معلمين وكتب ومقاعد وميزانية واحتياجات والمواد المستهلكة وغيرها من احتياجات.
• تيسير وتسهيل عقد المقارنات والتحليل وذلك من خلال المقارنات بين التقارير التي توفرها تطبيقات قواعد البيانات.
• تسهيل عقد اجتماعات مع جميع افراد المجتمع المدرسي من مدير ومعلم وولي أمر ومجتمع محلي وطالب وذلك لتوفر البيانات الخاصة بهم جميعاً.
• سهولة التنقل بين الحقول لوجود واجهة رسومية للبيانات ( User Interface) والتي تجعل استعراض البيانات الخاصة بالمدرسة سهلة في ادخال البيانات واسترجاعها.
• يمكن وضع معلومات الكراس الاحصائي اليا وتعبئة البيانات اولا بأول لتكون جاهزة عند الطلب بمعلومات حديثة.
• استخراج وطباعة التقارير مباشرة في اي وقت وحسب الحاجة وذلك لتوفر تطبيق  نماذج وتقارير (Forms and Reports).
• مراقبة سير العمل وذلك لتوفر جميع المعلومات أمامه على الحاسب.